4 ferramentas de gestão de tarefas, prazos e tempo

Confira essas dicas e organize suas tarefas e prazos e contabilize seu tempo de trabalho de forma eficiente e produtiva.

mulher organizando tarefas com post-its

Um dos maiores desafios para quem trabalha em casa é organizar as horas de trabalho.

Com tantas distrações, é preciso ter muita consciência e responsabilidade com prazos.

Dessa forma, surge uma questão: como dividir o tempo entre as tarefas que o seu negócio online demandam?

Para responder a essa pergunta, escrevemos este artigo com 4 ferramentas de gestão de tempo que vão ajudá-lo a focar em suas entregas e otimizar o seu tempo de trabalho em casa.

A importância da gestão de tarefas, prazos e tempo

Como aproveitar o seu tempo é uma questão que está diretamente ligada à sua produtividade.

Ou seja, se você não tiver uma gestão de tempo eficiente, o trabalho acaba comprometido.

Quando falamos sobre gestão de tempo, não significa apenas o que fazer dentro de um determinado período.

Mas, como separar as tarefas de forma organizada para evitar a perda de prazos ou sobrecarregar as outras entregas.

Você provavelmente já passou pela situação de ter de correr para finalizar uma tarefa apenas para não perder o prazo.

Como consequência, o resultado final ficou muito aquém do poderia caso você tivesse realizado com calma e dentro do prazo.

Esse é um desafio para quem adotou o home office.

Quando o trabalho é feito em equipe, existe a figura do gestor que divide as tarefas entre o time.

Porém, quando você é o gestor e também o único membro da equipe, é preciso saber a melhor forma de organizar o seu dia.

Hoje em dia existem ferramentas que ajudam a organizar o seu tempo de acordo com as tarefas a serem concluídas.

Abaixo você confere algumas delas.

mulher estressada com diversas pessoas cobrando tarefas no trabalho
Evite que tudo fique desorganizado com e prazos estourando. Confira nossas dicas!

1 – Trello

Muitas empresas tem adotado o home office para reduzir custos.

Manter um escritório é caro e com as facilidades da internet, equipes podem trabalhar remotamente como se estivessem no mesmo local.

A questão é como gerenciar as entregas desses times espalhados em alguns casos até mesmo por outros países.

Para resolver esse problema surgiu o Trello.

O Trello é um gerenciador de projetos, que organiza tarefas permitindo distribuí-las entre os membros do time com a definição de prazos de entregas.

Ele funciona de forma bastante visual, como se fosse um quadro de tarefas.

As tarefas podem ser divididas por “A fazer”, “Fazendo” e “Concluídas”.

Para quem gerencia a equipe, é possível acompanhar o desempenho geral ou por integrante do time através da porcentagem de tarefas concluídas.

O Trello também pode ser usado como um gerenciador de tarefas pessoal, para quem trabalha por conta própria atendendo a vários clientes diferentes.

Ele permite criar um quadro para cada cliente e, dentro dele incluir as tarefas e os prazos.

O melhor de tudo é que ele tem uma versão gratuita que atende muito bem a quem está começando agora seu negócio ou já tem até mesmo uma pequena equipe.

2 – Runrun.it

O Runrun.it é outra excelente ferramenta de gestão de tempo e projetos.

Além de oferecer as mesmas funções que o Trello, ele também possui alguns extras como contagem de tempo.

Para quem trabalha no esquema de orçamento por horas de trabalho (ou horas/homem, ou até mesmo honorários), o Runruin.it pode ser a melhor opção para gerenciar as suas tarefas.

Já para equipes maiores, existe a possibilidade de medir a produtividade de cada membro através de indicadores da própria ferramenta.

Usando o conceito de gamificação, ele permite premiar os membros do time que mais se destacaram durante a realização das tarefas.

Mas tantos recursos vem com um preço. O Runrun.it é pago, tendo um período de 14 dias de teste.

3 – Google Tarefas

O Google não perde tempo e também tem uma ferramenta de gestão de tarefas.

Ao contrário das duas opções acima, o Google Tarefas é extremamente simples.

Ele permite cadastrar tarefas sub-tarefas e o dia e hora para a entrega.

É uma ferramenta mais voltada para a gestão pessoal, por sua simplicidade e a integração com o Google Drive.

Além disso, ele permite criar “Listas” e integra-se com o Google Keep e o Google Agenda para manter as suas tarefas em dia.

4 – KanbanFlow

Se você é um adepto da técnica Pomodoro (trabalhar ininterruptamente por 25 minutos e fazer uma pausa de 5 minutos), o KanbanFlow pode ser o seu melhor aliado.

Além de um gerenciador de tarefas, ele também tem essa função de cronometrar seu tempo de trabalho e avisar no momento de descansar.

Como o próprio nome já diz, ele trabalha com o fluxo Kanban, que consiste na divisão de tarefas entre “To Do”, “Do Today”, “In progress” e “Done”, respectivamente: A fazer, Feito Hoje, Em Andamento e Concluídas.

O KanbanFlow é uma excelente ferramenta para gestão de tempo e tarefas e oferece uma versão gratuita, com as principais funcionalidades para aumentar a sua produtividade e uma versão paga se você quiser acessar funções ainda mais completas.

Conclusão

Gerenciar o seu tempo é essencial quando se trabalha por conta própria ou de forma colaborativa com outras pessoas ao redor do mundo.

Em muitos casos, a sua tarefa pode interferir na tarefa de outros e, ao não concluí-la, pode atrasar as entregas de todo o time.

Essas ferramentas vão ajudá-lo a ser organizar melhor, gerenciando o tempo e as tarefas para otimizar a sua produtividade.

Teste todas as opções e avalie aquela que funciona melhor pra você.

No final das contas, é uma questão de hábito e adaptação até você conseguir se organizar para não ter nenhum prejuízo.

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