4 ferramentas de gestão de tarefas, prazos e tempo
Confira essas dicas e organize suas tarefas e prazos e contabilize seu tempo de trabalho de forma eficiente e produtiva.
Um dos maiores desafios para quem trabalha em casa é organizar as horas de trabalho.
Com tantas distrações, é preciso ter muita consciência e responsabilidade com prazos.
Dessa forma, surge uma questão: como dividir o tempo entre as tarefas que o seu negócio online demandam?
Para responder a essa pergunta, escrevemos este artigo com 4 ferramentas de gestão de tempo que vão ajudá-lo a focar em suas entregas e otimizar o seu tempo de trabalho em casa.
Índice
A importância da gestão de tarefas, prazos e tempo
Como aproveitar o seu tempo é uma questão que está diretamente ligada à sua produtividade.
Ou seja, se você não tiver uma gestão de tempo eficiente, o trabalho acaba comprometido.
Quando falamos sobre gestão de tempo, não significa apenas o que fazer dentro de um determinado período.
Mas, como separar as tarefas de forma organizada para evitar a perda de prazos ou sobrecarregar as outras entregas.
Você provavelmente já passou pela situação de ter de correr para finalizar uma tarefa apenas para não perder o prazo.
Como consequência, o resultado final ficou muito aquém do poderia caso você tivesse realizado com calma e dentro do prazo.
Esse é um desafio para quem adotou o home office.
Quando o trabalho é feito em equipe, existe a figura do gestor que divide as tarefas entre o time.
Porém, quando você é o gestor e também o único membro da equipe, é preciso saber a melhor forma de organizar o seu dia.
Hoje em dia existem ferramentas que ajudam a organizar o seu tempo de acordo com as tarefas a serem concluídas.
Abaixo você confere algumas delas.
1 – Trello
Muitas empresas tem adotado o home office para reduzir custos.
Manter um escritório é caro e com as facilidades da internet, equipes podem trabalhar remotamente como se estivessem no mesmo local.
A questão é como gerenciar as entregas desses times espalhados em alguns casos até mesmo por outros países.
Para resolver esse problema surgiu o Trello.
O Trello é um gerenciador de projetos, que organiza tarefas permitindo distribuí-las entre os membros do time com a definição de prazos de entregas.
Ele funciona de forma bastante visual, como se fosse um quadro de tarefas.
As tarefas podem ser divididas por “A fazer”, “Fazendo” e “Concluídas”.
Para quem gerencia a equipe, é possível acompanhar o desempenho geral ou por integrante do time através da porcentagem de tarefas concluídas.
O Trello também pode ser usado como um gerenciador de tarefas pessoal, para quem trabalha por conta própria atendendo a vários clientes diferentes.
Ele permite criar um quadro para cada cliente e, dentro dele incluir as tarefas e os prazos.
O melhor de tudo é que ele tem uma versão gratuita que atende muito bem a quem está começando agora seu negócio ou já tem até mesmo uma pequena equipe.
2 – Runrun.it
O Runrun.it é outra excelente ferramenta de gestão de tempo e projetos.
Além de oferecer as mesmas funções que o Trello, ele também possui alguns extras como contagem de tempo.
Para quem trabalha no esquema de orçamento por horas de trabalho (ou horas/homem, ou até mesmo honorários), o Runruin.it pode ser a melhor opção para gerenciar as suas tarefas.
Já para equipes maiores, existe a possibilidade de medir a produtividade de cada membro através de indicadores da própria ferramenta.
Usando o conceito de gamificação, ele permite premiar os membros do time que mais se destacaram durante a realização das tarefas.
Mas tantos recursos vem com um preço. O Runrun.it é pago, tendo um período de 14 dias de teste.
3 – Google Tarefas
O Google não perde tempo e também tem uma ferramenta de gestão de tarefas.
Ao contrário das duas opções acima, o Google Tarefas é extremamente simples.
Ele permite cadastrar tarefas sub-tarefas e o dia e hora para a entrega.
É uma ferramenta mais voltada para a gestão pessoal, por sua simplicidade e a integração com o Google Drive.
Além disso, ele permite criar “Listas” e integra-se com o Google Keep e o Google Agenda para manter as suas tarefas em dia.
4 – KanbanFlow
Se você é um adepto da técnica Pomodoro (trabalhar ininterruptamente por 25 minutos e fazer uma pausa de 5 minutos), o KanbanFlow pode ser o seu melhor aliado.
Além de um gerenciador de tarefas, ele também tem essa função de cronometrar seu tempo de trabalho e avisar no momento de descansar.
Como o próprio nome já diz, ele trabalha com o fluxo Kanban, que consiste na divisão de tarefas entre “To Do”, “Do Today”, “In progress” e “Done”, respectivamente: A fazer, Feito Hoje, Em Andamento e Concluídas.
O KanbanFlow é uma excelente ferramenta para gestão de tempo e tarefas e oferece uma versão gratuita, com as principais funcionalidades para aumentar a sua produtividade e uma versão paga se você quiser acessar funções ainda mais completas.
Conclusão
Gerenciar o seu tempo é essencial quando se trabalha por conta própria ou de forma colaborativa com outras pessoas ao redor do mundo.
Em muitos casos, a sua tarefa pode interferir na tarefa de outros e, ao não concluí-la, pode atrasar as entregas de todo o time.
Essas ferramentas vão ajudá-lo a ser organizar melhor, gerenciando o tempo e as tarefas para otimizar a sua produtividade.
Teste todas as opções e avalie aquela que funciona melhor pra você.
No final das contas, é uma questão de hábito e adaptação até você conseguir se organizar para não ter nenhum prejuízo.
