Como planejar prazos em 5 passos e evitar atrasos

Quer saber como planejar prazos e não atrasar mais suas entregas? Confira minhas dicas de planejamento e organize-se melhor!

ampulheta com areia azul em cima de um laptop

Quando você é novo na área, planejar prazos é uma tarefa que parece impossível de ser feita – ou apenas… extremamente difícil. Porém, ela pode ser muito mais simples quando você tem tudo em mente, inclusive imprevistos.

Sim, inclusive imprevistos! Se já era difícil estimar um prazo sem imprevistos, imagine com imprevistos.

Calma, até que é simples – pode soar meio abstrato, mas no fundo faz sentido.

Vale ressaltar que minhas dicas são por experiência própria, nunca li nada a respeito e não estou comprovando nenhum experimento científico ou coisa do tipo. Meu método funciona comigo, e funciona muito bem.

O que vejo acontecer MUITO na área de web design e desenvolvimento web é um atraso atrás do outro. Muitos “profissionais” da área não levam prazos a sério, mas percebo que pra grande maioria o que falta é planejamento.

De qualquer forma, minhas dicas servem pra qualquer tipo de prazo – de trabalhos pra faculdade até trabalhos do seu dia-a-dia, e você também pode aplicá-lo em sua empresa para gerenciar sua equipe (coisa que também já fiz, mas é bem mais difícil porque todos precisam contribuir). Vamos lá?

Planejar prazos: 5 passos

1. Quanto tempo você levará pra fazer o trabalho?

A não ser que você esteja fazendo um trabalho pela primeira vez na vida, você tem em mente um tempo médio pra isso.

Pense sempre em horas de trabalho, e divida tudo em micro tarefas. Por exemplo, vamos supor que para você a criação de um logo consiste em estudo do briefing (1h), pesquisa de referências (1h), esboços iniciais (4h), layouts iniciais para aprovação (2h) e finalização (2h).

Ao todo, é uma tarefa de 10 horas – claro, você não vai ficar 10 horas seguidas trabalhando no logo, é praticamente impossível fazer um logo de qualidade em um dia (se você trabalha em agência provavelmente vai discordar com lágrimas nos olhos – sei como se sente!).

Isso é uma estimativa do tempo total que você estará focado no trabalho, mesmo que leve dias: meia hora hoje, quinze minutos amanhã, duas horas depois…

Você pode adicionar mais horas em tarefas de esboços e pesquisa, e até mesmo adicionar horas de “inspiração” (muitas vezes eu pesquiso referências, faço algumas anotações e vou fazer alguma coisa totalmente diferente, deixando as ideias tomando forma na minha cabeça).

Se você não faz mesmo ideia de quanto tempo leva para concluir uma tarefa, comece a usar contadores de tempo sempre que estiver trabalhando em algo. Meu preferido é o KanbanFlow, que tem outras funções mas a que eu mais utilizo é justamente essa.

2. Quanto tempo você estima para ajustes e refações?

Poderia ter comentado sobre isso no item 1, mas é um assunto que merece uma atenção especial.

Em tarefas que você precisa de uma aprovação do cliente, é sempre preciso pensar em horas de ajustes, refações e afins. Isso pode ser meio vago, porque você pode ter que refazer tudo de novo porque foi tudo reprovado ou não ter que fazer mais nada porque foi aprovado de primeira.

Você deve pensar na pior das hipóteses, pois isso faz parte do planejamento: estar preparado para o pior já com uma solução em mente.

Nesse caso a solução é tempo extra, porque seu pior inimigo é o atraso. Por exemplo, se até essa fase de aprovação por parte do cliente você planejou gastar 6 horas, planeje mais 6. Pode ser menos se o briefing estava muito claro, se você já conhece o cliente etc.; mas também pode ser mais se você sentir que será necessário.

Sim, é preciso trabalhar com intuição nesses casos. Quanto mais experiente você é na área, mais entenderá o que estou falando.

Nota: se algo leva mais tempo do que o estimado, a culpa pode ser do briefing

Se você e seu cliente não deram a importância necessária na hora da elaboração do briefing, as chances das coisas saírem do controle são enormes.

Muita gente (dos dois lados) quer fechar logo um trabalho, então opta por passar ou coletar informações rápidas e deixar pra discutir o restante durante o trabalho. Isso é um erro gigantesco.

Nunca feche um trabalho sem briefing. Se não estiver tudo detalhado, tenha certeza de que alguém vai sair no prejuízo.

mão marcando o dia 5 em um calendário
Não tenha medo de usar o calendário: deixe tudo dividido e bem descrito!

3. Quanto tempo para testes será necessário?

Esse job precisa de algum tipo de teste antes da entrega? Por exemplo, o desenvolvimento de um site precisa de uma série de testes antes de ser entregue para o cliente. Testes de ferramenta, crossbrowser, navegação e por aí vai.

Se você puder contar com a ajuda de alguém para testar é ainda melhor, principalmente alguém com perfil de usuário – assim a experiência dele será muito parecida com a de quem for utilizar esse site no dia-a-dia.

Tenha em mente um tempo pra testar tudo o que foi feito e mais um tempo extra para fazer ajustes e testar novamente, garantindo uma entrega com qualidade para seu cliente. E lembre-se sempre de dividir tudo em micro-tarefas para ajudar na organização e facilitar a estimativa de tempo.

4. E se houver algum imprevisto? Quanto tempo levaria?

Você não tem poderes de vidente e nem fará nenhum milagre, mas é certo que nada é perfeito. Algum imprevisto pode acontecer no meio do projeto e prejudicar tudo.

Aqui você tem que ter em mente todos os outros jobs que você está fazendo no momento (está perto de alguma entrega ou algum job está levando mais tempo do que deveria?), além de outros aspectos como estudos (está chegando a época de provas ou de entrega de trabalhos importantes?), saúde (você tem exames pra fazer ou algum parente está doente e precisa de ajuda?), lazer (você tem alguma viagem marcada ou há feriados prolongados à vista?)…

Analise o seu calendário e tudo que está ao seu redor hoje e veja se você vai precisar de uns dias fora, ou se alguns dias poderão ter outros compromissos. Marque tudo no calendário, sempre.

Isso pode ser até decisivo pra você: vai valer a pena mesmo pegar este job? Você poderá ter uma dor de cabeça enorme, além de prejudicar o cliente com atrasos ou algo mal feito.

Imprevistos por parte do cliente podem acontecer, mas aí não é responsabilidade sua. Preocupe-se com seu trabalho.

5. Quanto tempo diário disponível você tem para fazer esse projeto?

É aqui que você, enfim, poderá planejar o prazo. Até então a gente só analisou tempo em horas para micro tarefas, além de avaliar seu calendário e analisar seus compromissos atuais em busca de amenizar imprevistos. E agora, como definir o prazo real?

O primeiro ponto é analisar seu calendário novamente. Se você trabalha exatamente 6h por dia, quanto tempo disponível você teria pra trabalhar nesse novo projeto diariamente?

Vamos supor que dessas 6h diárias, 2h estão “disponíveis” – sendo assim, de segunda a sexta você tem 2h para um novo projeto.

Importante: Mesmo que você trabalhe nos finais de semana, utilize sempre dias úteis. Até porque certamente vai ter um final de semana que você precisará descansar, então não se prejudique porque isso poderá refletir negativamente em seu trabalho também.

Agora é só fazer as contas.

Se você tem 2h diárias disponíveis e o job levará 40h pra ficar pronto, o prazo é de 20 dias úteis. A conta é: horas orçadas (40) dividido por quantidade de horas disponíveis por dia (2).

Se for um job que passará por muitas aprovações do cliente, converse com ele e combinem um tempo máximo que ele precisará pra te dar retornos – vamos supor que sejam 2 dias úteis e o trabalho passará por 5 fases de aprovação (ou seja, ao todo seriam 10 dias úteis para aprovações).

Nesse caso o recomendável é você criar um cronograma e apresentar ao cliente, somando esses 10 dias úteis ao prazo total e já marcando todas as datas de aprovação para que ele se programe também.

Se você não fizer isso e mantiver os 20 dias úteis para a entrega, perceba que você correrá o risco de perder metade do prazo só ao aguardar os retornos do cliente – por isso é importante separar seu prazo dos prazos dele.

Independente do trabalho, apresentar um cronograma a seu cliente e mantê-lo atualizado sempre será excelente para acompanhamento, organização e evitar imprevistos. Afinal, o cliente poderá se preparar para datas importantes do projeto e você se policiará melhor, evitando procrastinar as tarefas.

Bônus: Depois da entrega do trabalho o projeto terá um período de garantia para ajustes?

Se sim, deixe claro para o cliente qual será esse período. Por exemplo, se for 30 dias após a entrega, deixe marcado no cronograma. Isso vai ser bom pros dois lados:

  • Seu lado: Há muitos casos em que o cliente acaba testando o projeto meses depois que ele foi entregue, e isso está fora do combinado. Não só por questões “contratuais”, mas o tempo que você tinha reservado para essa garantia já não existe mais e você está envolvido em outros projetos.
    Tem que haver uma “sensibilidade” dos dois lados – converse com o cliente ainda durante o projeto e veja se ele precisa postergar o período de garantia.
    De todo jeito, se você cumpriu seu prazo, o cliente deve cumprir o dele também – vocês dois trabalham e estão ocupados, então os dois precisam se programar para isso.
  • Lado do cliente: Você não reservou o tempo de garantia e há ajustes ou cadastro de conteúdo a serem feitos, aí você acaba enrolando o cliente por estar sem tempo e as coisas vão se arrastando.
    Isso prejudica o cliente e você como profissional. Já recebi diversos contatos de pessoas com sites já prontos mas faltando algumas coisinhas porque o desenvolvedor “sumiu”. Não é porque um projeto está entregue que ele está pronto.

Não atrase!

Briefing bem feito + agenda organizada = prazos em dia!

Como sugeri acima, divida sempre seu trabalho em micro tarefas e lance-as em seu calendário (uso o Calendar do Mac, mas já usei o Google Agenda – se você for bem organizado, não há necessidade de um sistema gerenciador de tarefas).

Já me perguntaram se eu prefiro entregar um projeto incompleto no prazo ou completo e atrasado. Eu não vejo nenhum desses dois cenários como aceitáveis justamente por causa do planejamento: planejar prazos é fazer o mínimo pra garantir que esses prazos sejam cumpridos.

Manter o foco e realizar as atividades em dia é sua obrigação, e com isso você começará até mesmo a entregar suas atividades antes do prazo final.

Mesmo que haja algum imprevisto, o cliente deve ser informado – e não adianta avisar no dia ou um dia depois do vencimento do prazo que o projeto irá atrasar, claro.

Por isso reforço que é importante dividir tudo em micro tarefas. Se chegar em determinada época e ainda faltar concluir muito mais tarefas do que deveria, é óbvio que vai atrasar.

Enfim, é um assunto delicado em que não há muita margem pra “meio termo” – ou você discorda ou você concorda. Há diversas maneiras de planejar prazos, há até mesmo quem trabalhe sem prazos e defenda isso. Minha forma de trabalhar é essa que está aqui, e como eu disse, dá certo pra mim.

Como você faz para planejar prazos? Conte nos comentários!

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