Reunião online no trabalho: dicas para sua videoconferência
Quer ter uma reunião online mais produtiva e livre de falhas? Confira nossas dicas para ter uma teleconferência profissional (ou um happy hour)!
Como fazer uma reunião online produtiva de verdade?
Com o início da pandemia de COVID-19 no começo de 2020, grande parte dos negócios se viram obrigados a funcionar em regime de home office.
Essa mudança fez com que as organizações tivessem que desenvolver uma nova dinâmica para manter a produtividade, considerando que esse regime até então não era muito adotado.
Parte dessa nova dinâmica adotada são as reuniões online.
A falta de vivência de muitas empresas com encontros virtuais trouxe à tona uma série de desafios para manter a motivação e a produtividade da equipe.
Neste artigo, serão abordadas algumas das dificuldades enfrentadas e as soluções encontradas para combatê-las.
Índice
Os desafios de uma reunião online
Como dito anteriormente, o fato de que a maioria das empresas não estava acostumada a uma dinâmica virtual, os primeiros anos trazem alguns desafios durante o processo de adaptação.
Confira alguns dos problemas mais percebidos durante as reuniões, de forma que você possa mitigá-los.
Ausência de gestão na reunião
A presença de um profissional que seja capaz de conduzir reuniões é fundamental para o bom funcionamento dos encontros.
Uma reunião descentralizada nesse sentido pode fazer com que a discussão perca o direcionamento ao longo do tempo, e também pode fazer com que sejam debatidos em excesso tópicos que são inconclusivos.
Uma pessoa encarregada de liderar o início e o encerramento dos tópicos necessários fará toda a diferença na eficiência da reunião.
Falta de foco
Um dos problemas mais enfrentados durante uma reunião online, a falta de foco pode ocorrer por vários motivos.
Dentre eles, podemos citar a grande quantidade de pessoas presentes na reunião (que pode tomar mais tempo dos funcionários) e a falta de um planejamento adequado para tratar os temas necessários, de forma a tornar o encontro mais objetivo.
Falta de preparo técnico
Nesse caso, o preparo técnico diz respeito à infraestrutura necessária para que a reunião aconteça de forma fluida e contínua.
Um encontro online em que haja problemas de imagem, de áudio ou até mesmo de interrupção da reunião podem atrapalhar o fluxo de ideias e tornar a reunião desagradável.
Além disso, pode acabar tomando um tempo maior do que o necessário dos funcionários e isso pode afetar diretamente a produtividade.
Dicas para melhorar as reuniões online da sua empresa
Para que uma reunião de trabalho seja bem sucedida, tanto em regime presencial quanto em home office, é importante que ela seja eficiente, ou seja, os temas devem ser debatidos e concluídos no menor tempo possível.
Além disso, pensando no bem estar do grupo, é muito importante que as reuniões sejam o mais agradável (ou o menos desagradável) possível.
A construção de um ambiente virtual profissional eficiente e agradável pode ser feita por meio de alguns passos.
Confira a seguir o que você pode fazer para garantir o sucesso dos seus encontros.
Convoque apenas os profissionais necessários
O excesso de pessoas em uma reunião pode ser desagradável e até mesmo contraprodutivo em algumas situações.
Além de ser uma vivência desnecessária, caso a presença de um funcionário não seja realmente importante para o encontro, esse tempo tomado pode interferir no desempenho de outras funções.
Em termos coletivos, o excesso de pessoas pode contribuir para que haja uma falta de foco e de objetividade nas reuniões, como citado anteriormente.
Defina um objetivo para a reunião
A falta do direcionamento adequado em um encontro online também pode ser bastante contraprodutivo.
Dessa forma, é importante que a pessoa responsável pela gestão tenha em mãos uma pauta com os assuntos que devem ser tratados naquele encontro. Essa técnica evita que assuntos desnecessários sejam abordados na reunião.
Entretanto, é importante que também haja reuniões com objetivo de descontração e interação – esse tema será abordado posteriormente.
Defina um horário e uma duração para a reunião
Antes de marcar o encontro, é importante lembrar que esse tempo reservado pode interferir nas rotinas de trabalho e nas rotinas pessoais dos funcionários.
Além disso, uma reunião muito longa pode ser contraprodutiva e pode ser uma experiência negativa para a equipe. Portanto, é imprescindível que ambos os aspectos sejam pensados.
A reunião deve durar tempo o suficiente para que todos os temas sejam devidamente abordados e ela ser marcada em um horário estratégico que não atrapalhe o fluxo dos funcionários.
Documente a reunião
Essa é uma dica que vale tanto para uma reunião presencial quanto para uma reunião online.
Muitas vezes, alguém pode fazer uma consideração relevante e, caso não seja registrada, essa informação pode ser rapidamente esquecida. Por isso, a documentação de tudo o que foi dito durante o encontro é de grande relevância.
Posteriormente, os registros podem ser usados para repassar informações a outras pessoas que não estavam na reunião, sendo também um auxiliar para manter as reuniões com o menor número de pessoas possível.
Dê orientações prévias
A produtividade e a eficiência da reunião podem ser bem maiores quando os funcionários convocados estão a par do que será abordado.
Quando são explicitados os temas a serem abordados, a equipe pode se organizar melhor, tanto em termos de conhecimento acerca dos assuntos, quanto em termos de dados e resultados que podem ser apresentados durante o encontro.
Dessa forma, a reunião se torna mais objetiva porque há um alinhamento de expectativas entre todos os membros da equipe.
Escolha um ambiente adequado e vista-se adequadamente
Essa é uma medida que deve ser tomada individualmente, mas que tem impactos coletivos.
É importante que cada membro da equipe procure um cômodo mais tranquilo e que, se possível, procure se colocar em uma posição simultaneamente confortável e profissional (sentar-se em uma cadeira e colocar o computador sobre uma mesa já é o suficiente).
Além disso, é recomendável que o funcionário considere se vestir com algum grau de formalidade, para que ele mesmo entre no clima do trabalho.
A criação de um ambiente profissional em casa, mesmo que simples, fará diferença no dia a dia do funcionário e essa diferença será refletida na postura que ele terá durante a reunião.
Invista em um happy hour virtual
No começo da pandemia de COVID-19, em 2020, algumas empresas adotaram a prática de happy hour virtual, que eram momentos de uma reunião (ou reuniões separadas) em que a equipe pudesse falar sobre quaisquer assuntos, relacionados ao trabalho ou não.
Essas reuniões, antes necessárias para a socialização de boa parte da população, hoje ainda são importantes para manter um ambiente de trabalho saudável e amigável.
Mesmo que não haja uma formalização desses momentos, é importante criar pequenas janelas em plataformas virtuais para integrar os funcionários e cultivar uma atmosfera positiva.
Mas não faça disso uma obrigação, é claro, porque pode ter o efeito contrário.
Créditos das imagens: Freepik.